Les employeurs sont amenés à rembourser les frais engagés par leurs salariés lors de déplacements professionnels. Ces frais incluent notamment les dépenses de transport, d’hébergement et de restauration. Les indemnités de grand déplacement permettent ainsi aux employés de couvrir les expenses additionnelles liées à leur mission loin de leur domicile.
Principes des indemnités de grand déplacement
En cas de déplacement professionnel impliquant une impossibilité pour l’employé de rentrer chez lui quotidiennement en raison de ses conditions de travail, l’employeur verse une indemnité de grand déplacement à son salarié. Cette indemnité prend en compte divers éléments tels que :
- Les coûts de transport
- Les dépenses alimentaires
- Les dépenses d’hébergement
Lorsque ces frais sont engagés, les employés doivent présenter des justificatifs valides et conformes à leur employeur qui procède ensuite au remboursement.
Frais de transport et indemnités kilométriques
Pour les déplacements en véhicule personnel, le calcul des indemnités kilométriques prend en considération :
- Les coûts du carburant
- L’assurance
- Les frais d’entretien et de nettoyage
En ce qui concerne les transports en commun, les frais réels sont remboursés sur présentation des justificatifs de paiement par l’employé.
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Les différents types d’indemnités
En France, on distingue principalement deux sortes d’indemnité de grand déplacement :
- l’allocation forfaitaire, qui est une somme fixée à l’avance par l’entreprise pour couvrir les frais de logement, de nourriture et de transport du salarié ;
- l’indemnité sur base réelle, qui est calculée en fonction des dépenses réellement engagées par le salarié, et dont les montants doivent être justifiés par des factures ou autres documents probants.
Allocation forfaitaire : barèmes et plafonds
Pour les salariés bénéficiant d’une allocation forfaitaire, l’employeur fixe généralement un montant en euros destiné à couvrir les frais relatifs au logement et aux repas. Ces sommes peuvent varier en fonction du lieu de résidence habituelle du salarié, de la distance parcourue pour rejoindre son lieu de travail et du nombre de jours passés en déplacement.
Il est important de noter que l’URSSAF met à disposition des entreprises un barème spécifique pour le calcul de ces allocations. Ce barème prévoit des montants plafonds pour les indemnités versées aux salariés, afin d’éviter que ces derniers ne bénéficient au-delà d’un certain montant.
Indemnité sur base réelle : justificatifs et abattement
Pour les salariés qui choisissent d’être indemnisés sur la base de leurs dépenses réelles, ils doivent fournir à leur entreprise un ensemble de justificatifs (factures, tickets de caisse, etc.) permettant d’établir le montant exact de leurs frais. Cette modalité suppose donc une gestion plus rigoureuse de la part du salarié, mais peut s’avérer avantageuse si les coûts engagés sont supérieurs au montant forfaitaire octroyé par l’employeur.
Par ailleurs, l’entreprise applique généralement un taux d’abattement à ce type d’indemnité, fixé par la loi et portant sur le montant imposable des sommes versées. Cet abattement vient diminuer la base des cotisations sociales dues pour le salarié, en fonction du niveau de ses dépenses professionnelles.
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Indemnités en fonction de la durée et du lieu du déplacement
Le montant des indemnités de grand déplacement varie selon la durée du voyage ainsi que le lieu d’affectation de l’employé. En effet, le coût de l’hébergement peut être très différent entre Paris et d’autres départements de France métropolitaine ou encore pour un déplacement à l’étranger.
Forfait longue distance en France métropolitaine
Pour un déplacement en France métropolitaine, voici les montants des indemnités pour 2024 :
| Paris et départements 92, 93, 94 | Autres départements | |
|---|---|---|
| Repas (pour les 3 premiers mois) | 20,70 € | 20,70 € |
| Hébergement et Petit Déjeuner (pour les 3 premiers mois) | 74,30 € | 55,10 € |
| Repas (au-delà de 3 mois jusqu’à 24 mois) | 17,60 € | 17,60 € |
| Hébergement et Petit Déjeuner (au-delà de 3 mois jusqu’à 24 mois) | 63,20 € | 46,80 € |
| Repas (au-delà de 24 mois jusqu’à 72 mois) | 14,50 € | 14,50 € |
| Hébergement et Petit Déjeuner (au-delà de 24 mois jusqu’à 72 mois) | 52,00 € | 38,60 € |
Forfait longue distance dans les départements d’outre-mer
Les déplacements professionnels dans les départements d’outre-mer pour l’année 2024 bénéficient du niveau de couverture suivant :.
| Localisation | Hébergement (€) | Repas (€) | Hébergement pour les Travailleurs Handicapés (€) |
|---|---|---|---|
| Martinique, Guadeloupe, Guyane, la Réunion, Mayotte, Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélémy, Saint-Martin | 120 | 20 | 150 |
| Nouvelle-Calédonie, Wallis et Futuna, Polynésie française | 120 | 24 | 150 |
Abattements applicables à l’ensemble des assiettes forfaitaires :
- Déplacement de plus de 3 mois : 15 %
- Déplacement de plus de 24 mois : 30 %
Pour plus d’informations et pour des mises à jour éventuelles, je vous recommande de consulter le site de l’Urssaf et de suivre les actualités concernant les taux et barèmes.
Forfait longue distance à l’étranger : repas et hébergement
Pour les déplacements professionnels à l’étranger en 2024, les remboursements de frais de repas et d’hébergement exposés par les salariés sont traités différemment selon qu’ils sont basés sur des dépenses réelles ou des allocations forfaitaires.
Remboursements basés sur des dépenses réelles :
- Ces remboursements sont exclus de l’assiette des cotisations sociales sans limite de montant, tant qu’ils sont justifiés par la production de factures.
Allocations forfaitaires :
- Lorsque l’employeur indemnise sous forme d’allocations forfaitaires, ces indemnités sont considérées comme utilisées conformément à leur objet jusqu’à concurrence du montant des indemnités de mission allouées aux personnels civils et militaires de l’État en mission temporaire à l’étranger ou en Outre-mer.
- Le montant des indemnités forfaitaires de repas et d’hébergement (y compris le petit-déjeuner) est fixé par jour selon la destination.
- Ces montants sont réduits de 15 % à compter du premier jour du 4ème mois pour un déplacement supérieur à 3 mois et inférieur à 2 ans, et de 30 % à compter du premier jour du 25ème mois si la mission se poursuit au-delà de 24 mois et dans la limite de 4 ans.
- En cas de logement gratuit fourni par l’employeur, l’indemnité de mission versée au salarié doit être réduite de 65 %.
Pour des informations plus spécifiques, notamment les montants exacts selon les destinations, il est conseillé de consulter le site de l’Urssaf, ainsi que le site du ministère de l’Economie pour les montants applicables aux déplacements à l’étranger. Ces informations peuvent varier en fonction des politiques internes de l’entreprise et des réglementations locales.
Indemnité kilométrique pour un déplacement longue distance
Pour 2024, l’indemnité kilométrique selon la puissance fiscale du véhicule et la distance parcourue est la suivante :
| Puissance Fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km (Formule de Calcul) | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | 0,529 €/km | 0,316 €/km + 1.065 € | 0,370 €/km |
| 4 CV | 0,606 €/km | 0,340 €/km + 1.330 € | 0,407 €/km |
| 5 CV | 0,636 €/km | 0,357 €/km + 1.395 € | 0,427 €/km |
| 6 CV | 0,665 €/km | 0,374 €/km + 1.457 € | 0,447 €/km |
| 7 CV et plus | 0,697 €/km | 0,394 €/km + 1.515 € | 0,470 €/km |
Une majoration de 20% est appliquée aux véhicules électriques.
Ce barème est utile pour les salariés utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles, et il peut être utilisé pour le calcul des charges sociales ou la déduction des frais réels.
L’incidence fiscale et sociale de l’indemnité de grand déplacement
L’exonération de cotisations sociales
Dans certaines limites, les indemnités perçues par un salarié au titre des grands déplacements sont exonérées de cotisations sociales. Cela concerne à la fois les allocations forfaitaires (dans la limite du barème URSSAF) et les indemnités sur base réelle.
En revanche, si le montant des indemnités dépasse ces seuils, l’excédent sera soumis à cotisations sociales selon sa valeur réelle et intégrera l’assiette de calcul des différentes contributions (sécurité sociale, retraite complémentaire, etc.).
Les dépenses professionnelles déductibles pour l’impôt sur le revenu
Les salariés peuvent également déduire de leur impôt sur le revenu certaines dépenses engagées dans le cadre de leurs grands déplacements. Ces frais incluent notamment :
- les frais d’hébergement, dans la mesure où ils s’apparentent à une charge effective et justifiée par le salarié;
- les frais de repas, sous forme d’allocations forfaitaires ou en fonction du montant réel des dépenses, avec un plafond fixé selon le barème URSSAF;
- les frais de transport entre le domicile et le lieu de travail, lorsqu’il s’agit d’un trajet aller et retour au moins égal à 50 km et réalisé régulièrement (au moins deux jours par mois).
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Droit du travail : obligations et droits pour le salarié en grand déplacement
Pour bénéficier d’une indemnisation liée aux grands déplacements, quelques critères doivent être respectés par le salarié :
- Etre en situation d’éloignement du lieu de résidence habituelle (distance d’au moins 50 km, ou trajet aller et retour le même jour impossible) ;
- Etre dans l’incapacité de regagner son domicile quotidien : la durée du déplacement doit être telle que le salarié ne puisse effectuer un aller-retour domicile-travail et travail-domicile lors de ses journées de repos.
Le salarié en grand déplacement peut également bénéficier de certains droits, notamment :
- la prise en charge par l’employeur des frais d’hébergement et de repas engagés, sous réserve de fournir les justificatifs nécessaires (factures, tickets de caisse, etc.);
- l’attribution d’un temps de repos compensateur pour les jours passés loin de leur domicile;
- le versement d’une prime de mobilité, pour faciliter la gestion de sa vie professionnelle et personnelle pendant la période de grand déplacement.
Exemple pratique : calculer son indemnité selon la situation
Prenons l’exemple d’un employé travaillant en province pour une entreprise dont le siège est situé en Île-de-France. Dans le cadre d’un projet professionnel s’étalant sur trois mois, ce collaborateur doit se rendre chaque semaine à Paris pendant quatre jours consécutifs. Compte tenu de la distance entre sa résidence habituelle et son lieu de travail temporaire, ainsi que de l’impossibilité de regagner quotidiennement son domicile, cet employé remplit les conditions pour percevoir une indemnité de grand déplacement.
Dans cette situation, il convient d’évaluer précisément les frais engagés (logement, repas), en fournissant tous les justificatifs nécessaires à son employeur. Les deux parties peuvent également convenir d’un montant forfaitaire versé chaque mois, correspondant aux dépenses estimées sur la période concernée. Il est ainsi important de bien s’informer et de comparer les différentes formules afin de choisir celle qui conviendra le mieux à la situation du salarié.
Le remboursement des frais de déplacement professionnels varie selon la destination (France métropolitaine, outre-mer ou à l’étranger) et la durée du voyage. Il est important pour les employés et les employeurs de se familiariser avec les différentes règlementations concernant ces indemnités afin d’éviter tout malentendu et d’assurer une prise en charge équitable des frais encourus.