En envoyant un salarié en déplacement professionnel, l'organisation lui garantit le maintien du poste et des revenus moyens. De plus, elle doit compenser les frais liés à un voyage d'affaires.
Dans le présent article nous allons vous parler de l'indemnité de déplacement dans le cadre d'une entreprise ainsi que l’indemnité journalière.
Qu'est-ce que l'indemnité journalière et en quoi diffère-elle des indemnités de déplacement professionnel ?
Les indemnités de déplacement sont destinées à couvrir les besoins essentiels : Logement et déplacement. Pour que ces dépenses soient valides, l'employé doit les déclarer et les documenter (les reçus de l'hôtel et les reçus de paiement du transport conviennent).
L'indemnité journalière est nécessaire pour compenser les dépenses supplémentaires et cela inclut tous les paiements qui ne sont pas convenus à l'avance avec l'employeur.
La loi stipule que le remboursement des dépenses doit être effectué à l'avance. Ceci est directement indiqué par le décret du gouvernement Français.
Par exemple, dans la mise à disposition sur les voyages d'affaires, il est permis d'indiquer non seulement la période, mais également le mode spécifique de crédit de l'avance en espèce ou par virement sur une carte bancaire.
Comment déclarer l'utilisation de l'indemnité journalière lors d'un voyage d'affaires ?
Les indemnités journalières ne nécessitent pas de confirmation documentaire, contrairement aux indemnités de déplacement. Ainsi, l'employé n'a pas du tout à plaider pour des dépenses mineures qu'il a faite lors d'un voyage d'affaires.
Indemnité journalière pour les voyages d'affaires en France et à l'étranger
La loi ne limite pas le montant des indemnités journalières (à l'exception des fonctionnaires). Les dirigeants d'entreprises privées déterminent ce paramètre de manière indépendante. La valeur établie doit être fixée dans des documents réglementaires internes, par exemple dans une convention collective.
Les postes de dépenses que l'organisation est tenue de rembourser en cas de déplacement professionnel à l'étranger :
- Enregistrement des visas et passeports étrangers ;
- Frais consulaires et aéroportuaires ;
- Paiement d'entrée ou de transit pour les véhicules ;
- Enregistrement d'une police d'assurance médicale.
A noter que la structure commerciale a le droit de rationner elle-même les indemnités journalières et de déterminer le montant revenant aux salariés.
Taux d'indemnités journalières en 2021
A ce jour, la procédure de calcul des indemnités journalières reste inchangée par rapport à l'année dernière.
Cependant, il est à noter qu'un nouveau concept a récemment été introduit, en effet, la taxe de séjour. Les employés qui, conformément à leurs fonctions, se trouvent sur le territoire français reçoivent une indemnité supplémentaire.
